A documentação de Calouste Gulbenkian guardada pelos Arquivos Gulbenkian distribui-se por 3 conjuntos: arquivos de Londres, arquivos de Paris e arquivos de Lisboa.

Os arquivos de Londres são essencialmente constituídos por documentos relacionados com os negócios de Calouste. 

Os arquivos de Paris, para além da documentação produzida pelo escritório de Calouste Sarkis Gulbenkian localizado na sua residência da Avenue d’Iéna, incluem o arquivo da Chancelaria Comercial da Embaixada Imperial do Irão em Paris (cujo Conselheiro Comercial era Calouste Gulbenkian) e ainda um arquivo de caráter pessoal. É ainda nos arquivos de Paris que encontramos a maior parte da documentação relacionada com a aquisição das obras de arte bem como documentos que testemunham o quotidiano da vivência da família Gulbenkian na Avenue d’Iéna.

Os arquivos de Lisboa guardam a documentação que se encontrava no hotel Aviz (alguma na secretária de Calouste Gulbenkian) e que terá sido produzida pelo staff de Calouste Sarkis Gulbenkian em Lisboa ou recebida dos escritórios de Londres ou Paris. Estes arquivos contêm ainda correspondência privada e alguns documentos que acompanharam Calouste na sua estadia em Lisboa, como alguns álbuns de memórias.

Calouste Gulbenkian, independentemente dos lugares onde viveu ou por onde viajou, manteve-se sempre informado sobre os seus negócios, os seus interesses e a sua família, intervindo amiúde em todos os assuntos. Essa intervenção era feita sobretudo através de cartas que ditava às suas secretárias e cujas cópias eram guardadas em “Copiadores”.

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Testemunhos de um tempo em que se comunicava através de cartas e em que assuntos pessoais, profissionais e negócios eram tratados e geridos através da correspondência, os copiadores – conjuntos organizados de cópias da documentação expedida por uma pessoa ou instituição – surgem como um instrumento essencial no controlo e acesso a essa informação.

Nos arquivos de Calouste Sarkis Gulbenkian encontramos vários conjuntos de copiadores de âmbito geral produzidos por Calouste Gulbenkian ou pelos seus colaboradores em Londres, Paris e Lisboa: “Copy Books”, “Copie de Lettres”, “General Letter Books”. Existem alguns organizados por assuntos: “Banks”, “Private”; por correspondente: “Armenian Church Trustees”, “Gulbenkian Ltd”, “Letter Books-Nubar Sarkis Gulbenkian”; ou ainda copiadores das cartas escritas durante as férias ou viagens, organizados por local: “Deauville”, “Paris et Monte-Carlo”, “Aix-les-Bains”, etc.

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Estes copiadores apresentam-se muitas vezes como objetos bastante sofisticados do ponto de vista material e funcional. Encadernados em pele ou em tecido, as folhas utilizadas são de papel muito fino – o “papel bíblia” -, sendo as cópias geralmente produzidas com recurso ao papel químico. Estão organizados por ordem cronológica e contêm índices por correspondente que se atualizam sempre que se insere uma nova carta. A informação é também controlada através de inscrições manuscritas colocadas nas cartas, que permitem cruzá-las com outras que possam existir no copiador para o mesmo correspondente.

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Os arquivos de Calouste Sarkis Gulbenkian contêm mais de 500 copiadores com correspondência entre 1897-1955. Existe ainda um copiador – o mais antigo, datado de 1883-1893 – de correspondência expedida por Sarkis Gulbenkian, o pai de Calouste. Este conjunto imenso de documentação, que abarca toda a vida do Fundador, constitui-se, assim, numa fonte ímpar que permite estudar Calouste Gulbenkian e todas as suas redes de contatos.