A Fundação Calouste Gulbenkian é uma instituição privada que tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação. A Fundação desenvolve as suas atividades a partir da sua sede em Lisboa e das delegações em Paris e em Londres.

Procuramos reforçar a equipa do Museu Calouste Gulbenkian com um/a Técnico/a Administrativo/a que irá assegurar o apoio e o suporte administrativo à Direção do Museu, garantindo que os diversos pedidos e solicitações são respondidos dentro dos prazos definidos e com os níveis de qualidade necessários

Condições contratuais: Contrato de Trabalho Sem Termo

Principais responsabilidades

• Assegurar o atendimento telefónico, garantindo a qualidade do atendimento realizado e a recolha das informações necessárias para o correto encaminhamento dos temas.
• Receber, triar, classificar e encaminhar a correspondência e outros documentos dirigidos ao serviço, com o objetivo de os fazer chegar atempadamente aos respetivos destinatários. Proceder, quando necessário, ao envio de correspondência recorrendo a transportadoras.
• Realizar a marcação de viagens, hotéis e todas as questões diretamente relacionadas com a deslocação e estadia dos membros da Direção do Museu.
• Assegurar a monitorização da caixa de correio digital, assegurando ou encaminhando a informação / documentação recebida para os diversos destinatários.
• Realizar requisições, providenciando todas as ações e intervenções necessárias.
• Realizar a gestão dos consumíveis, de acordo com os pedidos recebidos e de acordo com as necessidades identificadas e garantir a realização das encomendas.
• Proceder à organização e arquivo de documentação diversa, de acordo com regras e normas previamente definidas, de modo a garantir a disponibilidade da informação.
• Proceder ao registo e atualização de dados nas ferramentas e aplicações que suportam a atividade da área, contribuído para a disponibilidade e fiabilidade da informação.
• Agendar e assegurar a preparação atempada de reuniões ou outro tipo de conferências entre os elementos da Direção do Museu com interlocutores internos e externos.
• Assegurar a articulação e a comunicação com as diversas áreas da Fundação, com vista a recolher e facultar dados, informações ou documentação necessária ao desenvolvimento das atividades do Museu.

Competências requeridas

• Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção ou áreas similares.
• Experiência mínima de 5 anos em funções similares.
• Conhecimentos de SAP como fator preferencial.
• Domínio de Inglês.
• Elevadas competências de planeamento e organização;
• Elevadas competências de relacionamento interpessoal.

A Fundação Calouste Gulbenkian incentiva a candidatura de todas as pessoas, independentemente da sua idade, género, orientação sexual, origem étnica, religião, deficiência ou incapacidade, em particular aquelas que se identificam com grupos sub-representados nas diversas iniciativas que a Fundação promove.

Candidaturas