A Fundação Calouste Gulbenkian é uma instituição privada que tem como propósito fundamental melhorar a qualidade de vida das pessoas através da arte, da beneficência, da ciência e da educação. A Fundação desenvolve as suas atividades a partir da sua sede em Lisboa e das delegações em Paris e em Londres.

Procuramos reforçar a equipa da Secretaria Geral com um/a Técnico/a Administrativa que irá assegurar o apoio e suporte à Secretaria Geral, garantindo uma resposta atempada às diferentes solicitações e pedidos com qualidade, confidencialidade, rigor e eficiência garantindo o cumprimento das normas e procedimentos em vigor.

Condições contratuais: Contrato de Trabalho Sem Termo

Principais responsabilidades

Apoio à Secretaria Geral

• Assegurar o processamento e a organização da informação, da Secretaria Geral no sentido de otimizar o seu desempenho;
• Acompanhar e elaborar atas de reuniões e Comissões do Conselho. Receber e expedir o serviço de correio e encaminhar ou dar seguimento aos pedidos existentes;
• Promover a otimização dos processos administrativos, com vista a maximizar os níveis de eficiência dos processos de acordo com a estratégia, políticas e objetivos definidos pela organização;
• Organizar e arquivar toda a documentação decorrente da atividade da Secretaria Geral, em conformidade com os procedimentos internos definidos, de modo a garantir a disponibilidade da informação;
• Proceder ao registo e atualização de dados nas ferramentas e aplicações que suportam a atividade da área, contribuindo para a disponibilidade e fiabilidade da informação;
• Agendar e assegurar a preparação atempada de reuniões ou outro tipo de conferências entre os elementos da Secretaria Geral com interlocutores internos e externos.

Secretariado – Secretaria do Conselho

• Marcações de Viagens; Manutenção do Mapa de Férias;
• Registo de empréstimos de Obras de Arte;
• Gestão do Economato;
• Abertura registo e encaminhamento de emails;
• Divulgação das “Aprovações do CA”.

Apoio a Administradores Não Executivos

• Abertura de Correspondência;
• Atualização Trimestral de documentação oficial;
• Marcação de viagens;
• Elaboração da Agenda, em Diligent, de reuniões;
• Recolha de assinaturas das Atas das reuniões, digitalização, arquivo digital e físico.

Outras funções

• Requisições de Compra pedidas pelo Secretário-geral, Gabinete do Presidente, Serviço Jurídico;
• Assegurar a articulação e a comunicação com as diversas áreas da Fundação, com vista a recolher e facultar dados, informações ou documentação necessária ao desenvolvimento das atividades.

Competências requeridas

• Licenciatura em Secretariado, Assessoria de Direção ou áreas similares;
• Experiência mínima de 5 anos em funções similares;
• Domínio MS Office;
• Domínio de Inglês;
• Elevadas competências de planeamento e organização;
• Elevadas competências de relacionamento interpessoal.

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A Fundação Calouste Gulbenkian incentiva a candidatura de todas as pessoas, independentemente da sua idade, género, orientação sexual, origem étnica, religião, deficiência ou incapacidade, em particular aquelas que se identificam com grupos sub-representados nas diversas iniciativas que a Fundação promove.

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Candidaturas