Regras e documentos

Para compreender as regras do Programa é indispensável a leitura do Regulamento.

No Manual do Promotor as ONG poderão encontrar orientação para todos os passos necessários à preparação e apresentação de candidaturas. Caso vejam os seus projetos aprovados, as entidades promotoras (ONG) também encontram neste Manual todos os passos necessários para as etapas seguintes: assinatura do contrato de financiamento, submissão de pedidos de pagamento, relatórios de progresso e todos os aspetos relativos à implementação dos projetos.

Regulamento Programa Cidadãos Ativ@s

 

Manual do Promotor

 

Anexo 1 ao Manual do Promotor – Preenchimento do formulário de candidatura

 

 

MINUTAS E OUTROS DOCUMENTOS PARA A FASE DE CANDIDATURA:

  • Orçamento (obrigatório)

Todas as entidades promotoras de projetos devem apresentar, em sede de candidatura, junto com o formulário que é submetido online, um orçamento detalhado por rubricas com custos unitários. Os valores apresentados neste orçamento devem ser coerentes com os valores apresentados no formulário de candidatura (secção “Orçamento”).

Modelo de orçamento detalhado

 

  • Declaração de Compromisso de Parceria (quando aplicável)

Nas candidaturas para projetos em parceria, todas as entidades parceiras (portuguesas ou estrangeiras), quer beneficiem ou não de financiamento, deverão assinar uma Declaração de Compromisso de Parceria, que é apresentada junto com o formulário de candidatura.

Minuta de Declaração de Compromisso de Parceria (PT)

 

Minuta de Declaração de Compromisso de Parceria (EN)

 

  • Termo de Responsabilidade (obrigatório)

Este documento deve ser assinado e rubricado por quem tenha poderes para obrigar juridicamente a entidade promotora do projeto e anexado ao formulário de candidatura. Depois de submeter online a sua candidatura, a entidade promotora dispõe de um prazo de 10 dias para enviar por correio o original do Termo de Responsabilidade para a Unidade de Gestão do Programa.

Minuta do Termo de Responsabilidade - Eixos 1, 2, 3 e 4

 

Minuta do Termo de Responsabilidade - Iniciativas de Cooperação Bilateral

 

Original do Termo de Responsabilidade deve ser enviado por correio registado com aviso de receção para:

Programa Cidadãos Ativ@s

Fundação Calouste Gulbenkian

Av. de Berna, 45 A

1067-001 Lisboa

 

  • Custos indiretos (opcional na fase de candidatura)

As ONG que entendam incluir no orçamento apresentado em sede de candidatura custos que não podem ser diretamente imputados a um projeto, mas que são indispensáveis à sua concretização, podem utilizar o modelo aqui disponibilizado para calcular esta tipologia de despesa.

Modelo para cálculo dos custos indiretos

 

 

MINUTAS E OUTROS DOCUMENTOS PARA A FASE DE CONTRATUALIZAÇÃO:

  • Quando um promotor é notificado que a sua candidatura foi aprovada para financiamento, iniciam-se as conversações (ver Manual do Promotor – 8.1 Reuniões preparatórias) que culminarão na assinatura do contrato de financiamento cuja proposta é elaborada pela Unidade de Gestão do Programa. Por questões de transparência, os promotores podem consultar as seguintes duas minutas (a título exemplificativo) que servem de base para a elaboração do contrato de financiamento e assim tomar conhecimento das condições de financiamento:
Minuta de Contrato de Financiamento - Grandes Projetos

 

Minuta de Contrato de Financiamento - Pequenos Projetos sem Parceria

 

  • Antes da assinatura dos contratos de financiamento, têm de ser submetidos à Unidade de Gestão do Programa os contratos de parceria – nos casos em que for aplicável, nomeadamente nos grandes projetos (em que é obrigatório haver sempre pelo menos um parceiro) e nos pequenos projetos com parceria – em conformidade com o disposto no Artigo 30.º do Regulamento. Os contratos de parceria são redigidos em inglês quando participem no projeto entidades parceiras dos países financiadores ou de outros países. Existe uma minuta específica (em inglês) para os contratos de parceria no âmbito das Iniciativas de Cooperação Bilateral. 
Minuta Contrato Parceria PT

 

Minuta Contrato Parceria ENG

 

Iniciativas de Cooperação Bilateral - Minuta Contrato de Parceria

 

  • Nesta fase também é pedida a Declaração do Gestor de Projeto, onde este confirma conhecer em profundidade o Regulamento do Programa e o Manual do Promotor, ter capacidade e disponibilidade de tempo para assegurar a gestão técnica, administrativa e financeira do projeto (ligação com as várias estruturas do promotor e dos seus parceiros) e para atingir os objetivos pré-definidos do projeto, assegurando as ligações necessárias com a UGP para a implementação e monitorização técnica e financeira do projeto.
Minuta de Declaração do Gestor de Projeto

 

  • Ficha de autoavaliação em que a entidade promotora caracteriza a sua situação antes do arranque do projeto. Este inquérito deve ser preenchido e entregue à Unidade de Gestão do Programa antes da assinatura do contrato de financiamento.
Ficha de autoavaliação pré-projeto

 

 

MINUTAS E OUTROS DOCUMENTOS PARA A FASE DE IMPLEMENTAÇÃO DE PROJETOS

 

  • Com a submissão de cada pedido de pagamento (ver secção 9.1.2 – Sistema de Pagamentos no Manual do Promotor), entre os documentos comprovativos de despesa e de quitação, a afetação de recursos humanos ao projeto deve ser demonstrada através de timesheets individuais:
Timesheet para recursos humanos do projeto

 

  • Com a submissão de cada pedido de pagamento (ver secção 9.1.2 – Sistema de Pagamentos no Manual do Promotor), devem ser anexadas timesheets mensais para cada voluntário nas quais constem a identificação do voluntário, os dias, as horas e o trabalho realizado. 
Timesheet para voluntariado do projeto

 

  • Para qualquer aquisição de bens ou serviços de valor igual ou acima de 5.000 euros deve ser feita uma consulta prévia (ver secção 9.1.3 – Contratação Pública no Manual do Promotor), para o que será necessário preencher a Ficha de Processo de Contratação Pública:
Ficha de Processo de Contratação Pública

 

  • Sempre que for necessária a certificação de despesas no estrangeiro no âmbito de projetos em parceria, pode usar-se o seguinte modelo:
Expenditures Certification Report

 

  • Ficha de autoavaliação em que a entidade promotora caracteriza a sua situação no final do projeto. Este inquérito deve ser preenchido e anexado ao relatório final.
Ficha de autoavaliação pós-projeto

 

Disponíveis em breve:

  • Minuta de aditamento ao Contrato de Parceria
  • Questionário sobre a visibilidade dos países financiadores (cujos resultados devem ser anexados ao relatório final)